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工作文件应存储在具有提供业务连续性的适当控制的地方。 当教职员工将工作文件存储在不属于其部门管理的区域时，如果该员工因休假或停止在大学工作而无法访问这些文件，则存在严重的操作中断风险。 UIS does not have a quick, efficient, or guaranteed way to retrieve files stored in non-managed areas and services, and any retrieval of files owned by an employee requires an exception to the employee privacy policy section of the 适当使用资讯科技政策. 因此，该文件确立了主管有权利，而且通常有义务要求其监督下的员工组织工作文件，以便主管可以访问这些文件，并且员工在被要求时也应该这样做。 大多数类型的学术档案和个人副本的个人副本的成绩评估提供例外。

在2024年10月1日执行该政策之前，将提供培训机会。
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