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人力资源部维护所有现任和前任员工的官方人事档案，以记录福利和雇佣相关的决定，并遵守联邦和州的记录保存要求。

不鼓励主管保留员工的非正式档案。 但主管可能会暂时保留有关员工持续表现的记录。 如果这些记录符合安博体育S 652.750所定义的“人事记录”的定义，则这些记录将被视为人事记录。 主管必须遵守所有人事记录保留和保密要求，并应人力资源部门的要求及时将任何人事记录转交给人力资源部门。

雇员有权查阅自己的人事记录。 希望查看个人档案的员工应与人力资源部联系，安排一个双方都方便的时间，以便在大学查看档案。 人事档案不能从人力资源部删除。 除了审查他们在大学的人事记录或代替，员工可以要求他们的人事记录的硬拷贝或电子副本。 根据俄勒冈州的法律，员工要求的复印件将收取合理的费用。

为确保人事信息的机密性，访问员工人事档案的权限仅限于该员工、其授权代表以及授权的管理员和主管。